Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Bereitstellung von Seminar- und Tagungshäusern mit und ohne Übernachtungsleistungen sowie Nebenleistungen
Vergabenummer: VG-DBH-2023-01

Der DBH-Fachverband e.V. (Auftraggeber) führt jährlich mehrere Fortbildungen in Form von Ausbildungen, Seminaren und Fachtagungen im Erwachsenenbereich für Fachkräfte der sozialen Strafrechtspflege durch. Für die Durchführung ist die Anmietung von Seminar- bzw. Tagungsräumen mit Verpflegung, mit sowie ohne Übernachtungsleistungen und technischer Ausstattung notwendig. Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss von Rahmenvereinbarungen in unterschiedlichen Regionen (Lose 1 – 6) mit mehreren Auftragnehmern über die entsprechende Leistung für 3 Jahre mit der Option auf eine Verlängerung um jeweils ein Jahr bis 2029.

Ein Schwerpunkt seiner Tätigkeit ist die Durchführung von bundesweiten Seminaren und Tagungen für Fachkräfte der sozialen Strafrechtspflege im Erwachsenenbereich mit einer Dauer von 1 bis 3 Tagen an Wochentagen (Mo.-Fr.) an bis zu sechs Standorten in Deutschland. Bei mehrtägigen Veranstaltungen besteht neben dem Bedarf an Seminar-/Tagungsleistungen ein zusätzlicher Übernachtungsbedarf der Teilnehmenden. Für den Auftraggeber ist es daher erforderlich, dass das Auftragnehmende Unternehmen sowohl Veranstaltungsräume mit als auch ohne Übernachtungsmöglichkeiten zur Verfügung stellen kann.

Jährlich werden von uns 4 – 5 Fachtagungen für bis zu 40 Teilnehmende sowie 15- 20 Module/Seminare mit bis zu 25 Personen plus Referierenden und Tagungs-/Seminarleitung durchgeführt.

Die Tagungs- und Seminarteilnehmer:innen bleiben in der Regel die gesamte Zeit des Seminars / der Tagung, Referierende können nur für die Zeit ihres Vortrages anwesend sein und möglicherweise auch nur einzelne Mahlzeiten und keine Übernachtung in Anspruch nehmen.

Der Auftraggeber setzt eine Mindestanzahl von 10 Teilnehmer:innen pro Seminar sowie eine Mindestanzahl von 15 Teilnehmer:innen pro Fachtagung voraus. Unterhalb dieser Grenzen wird ein Seminar / eine Fachtagung storniert.

Die Anzahl an geplanten Veranstaltungen pro Standort kann den Losen entnommen werden. Eine Verpflichtung des Auftraggebers Auftraggeber auf eine Mindestanzahl an Durchführung von Veranstaltungen / Reservierung von Räumlichkeiten besteht nicht.

Mit dieser Ausschreibung haben Sie die Möglichkeit, ein Angebot für das Vergabeverfahren zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung abzugeben.

Die Modalitäten zur Angebotsabgabe und für die Eignungsprüfung sowie weiterführende Informationen zum Verfahren sind diesem Schreiben beigefügt.

1) Laufzeit der Rahmenvereinbarung:
Laufzeit in Monaten: 36
Der Auftraggeber behält sich im Sinne einer einseitigen Vertragsverlängerungsoption vor, die jeweilige Rahmenvereinbarung ab 2027 jeweils um ein Jahr max. bis 2029 zu verlängern.
Beginn: 01.01.2024

2)  Leistungsbeschreibung:
Die Leistungen sind insgesamt in 6 Lose aufgeteilt. Pro Los werden Rahmenvereinbarungen mit den hier aufgeführten Leistungsbeschreibungen geschlossen.

Für alle Lose gelten folgende Anforderungen:
1. Lage
Die Teilnehmenden der Veranstaltungen reisen aus der gesamten Bundesrepublik
überwiegend per Bahn an. Da die Anreise am Tag des Beginnes der Veranstaltung erfolgen soll, ist es erforderlich, dass die Tagungsstätte in einem Ort liegt, der über einen Bahnhof mit ICE-Anbindung verfügt oder innerhalb von maximal 30 Minuten mit öffentlichen Verkehrsmitteln vom jeweiligen Bahnhof mit ICE-Anbindung erreichbar sein. Zusätzlich müssen für Teilnehmende in unmittelbarer Nähe Parkmöglichkeiten bestehen.

2. Ausstattung der Räume
Die Seminar- und Tagungsräume müssen über folgende Ausstattung verfügen:

• Bestuhlung mit Tischen möglich
• Technik:
  • Leinwand oder entsprechende Projektionsfläche
  • 1x Beamer
  • 1x Flipchart
  • 1x Moderationskoffer
  • Internetzugang

Der Zugang zur Tagungsstätte, zu den Räumen sowie zum Essensbereich erfolgt barrierefrei.

3. Verpflegung der Teilnehmenden und Referierenden

• Frühstücksbuffet ab 07:30 Uhr (oder früher) inklusive Getränke (Saft, Wasser, Kaffeegetränke): Auswahl für Vegetarier:in und Allergiker:in muss vorhanden sein.
• Kaffeepause am Vormittag (Kaffee, Tee, Obst, Snacks, Kaltgetränke) in der Nähe der Veranstaltungsräume.
• Mittagsessen inklusive 1x Getränks (nicht alkoholisches Getränk): Zeiten für Mittagessen nach vorheriger Absprache pro Termin; Auswahl für Vegetarier:in, Allergiker:in muss vorhanden sein.
• Kaffeepause am Nachmittag (Kaffee, Tee, Obst, Kuchen und/oder Gebäck, Kaltgetränke) in der Nähe der Räume.
• Abendessen inklusive 1x Getränk (nicht alkoholische Getränke): Zeiten für Abendessen nach vorheriger Absprache pro Sitzung; Auswahl für Vegetarier:in, Allergiker:in muss vorhanden sein.

4. Übernachtung für die Teilnehmenden und Referierenden

• Alle Teilnehmenden sowie Referierenden übernachten in Einzelzimmern mit Dusche/WC (Nichtraucherzimmer).
• Die Zimmer der Teilnehmenden sowie Referierenden befinden sich auf dem Gelände der Tagungsstätte.
• Verfügbarkeit von mindestens zwei behindertengerechten Zimmern sowie eine offen zugängliche barrierefreie Toilette (behindertengerechte Toilette).

5. Buchungsmodalitäten

• Die Buchung von Übernachtungsmöglichkeiten kann durch die Teilnehmenden mittels eines mitgeteilten Stichwortes selbst erfolgen. Hierzu wird ein Kontingent mit Verfalldatum vereinbart. Die Kosten für die Übernachtungen werden mit den Teilnehmenden selbst abgerechnet.
• Die tatsächliche Buchung von Räumen sowie Leistungen erfolgt durch den Auftraggeber im Rahmen seiner Veranstaltungsplanung.

Mit Abgabe seines Angebotes bestätigt der/die Bewerber:in, dass alle vorgenannten Mindeststandards der Unterkunft und Verpflegung sowie an die Tagungs- und Gruppenräume vollständig erfüllt werden.

3) Aufteilung nach Lose:
Das Angebot sowie die Rahmenvereinbarung können sich auf ein oder mehrere Lose erstrecken.

Los-Nr. 1: Berlin
Pro Jahr ist mindestens eine Veranstaltung geplant.
•    1x Tagungsraum für bis zu 40 Personen sowie 2x Gruppenräume für bis zu 20 Personen
•    1x Seminarraum für bis zu 25 Personen, sowie 2x Gruppenräume für bis zu 12 Personen

Los-Nr. 2: Bad Nenndorf
Pro Jahr ist mindestens eine Veranstaltung geplant.
•    1x Tagungsraum für bis zu 40 Personen sowie 2x Gruppenräume für bis zu 20 Personen
•    1x Seminarraum für bis zu 25 Personen

Los-Nr. 3: Frankfurt
Pro Jahr sind mindestens fünf Veranstaltungen geplant.
•    1x Tagungsraum für bis zu 40 Personen sowie 2x Gruppenräume für bis zu 20 Personen
•    1x Seminarraum für bis zu 25 Personen, sowie 2x Gruppenräume für bis zu 12 Personen

Los-Nr. 4: Hamburg
Pro Jahr sind mindestens fünf Veranstaltungen geplant.
•    1x Seminarraum für bis zu 25 Personen, sowie 2x Gruppenräume für bis zu 12 Personen
•    Pro Jahr verpflichtet sich der Auftraggeber zur Buchung von 5x Veranstaltungen

Los-Nr. 5: Heidelberg
Pro Jahr ist mindestens eine Veranstaltung geplant.
•    1x Seminarraum für bis zu 25 Personen
•    Pro Jahr verpflichtet sich der Auftraggeber zur Buchung von 1x Veranstaltung

Los-Nr. 6: Köln
Pro Jahr ist mindestens eine Veranstaltung geplant.
•    1x Tagungsraum für bis zu 40 Personen sowie 2x Gruppenräume für bis zu 20 Personen
•    1x Seminarraum für bis zu 25 Personen

Bei dem vorliegenden Verfahren handelt es sich um eine Öffentliche Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach § 8 UVgO.

Weitere Informationen können Sie den angehängten Vergabeunterlagen entnehmen.